Combien coûte un logiciel pour ostéopathe, et qu'est-ce qu'on paie vraiment ?

Comparer des logiciels de cabinet sur leur prix mensuel, c'est comme comparer des locaux sur leur loyer sans regarder les charges. Le chiffre affiché n'est qu'une ligne parmi d'autres. Voici, ligne par ligne, ce qu'on paie vraiment, et comment faire un calcul honnête.

Ce qu'on paie, ligne par ligne

L'abonnement ou la licence

Deux modèles existent. La licence achetée se paie une fois, puis s'accompagne presque toujours d'un contrat de maintenance annuel pour les mises à jour et l'assistance. L'abonnement se paie au mois ou à l'année et comprend, en principe, tout le reste. Aucun n'est meilleur par nature : ce qui compte, c'est ce que chacun comprend.

L'hébergement et les sauvegardes

Pour un logiciel en ligne, vos données vivent sur un serveur. Est-ce compris dans le prix ou facturé à part ? Et les sauvegardes : à quelle fréquence, gardées combien de temps, et restaurées à quel prix ? Pour un logiciel installé sur votre ordinateur, ce coût ne disparaît pas : il devient le vôtre (disque de sauvegarde, temps passé, risque de perte).

Les mises à jour

Elles sont indispensables, ne serait-ce que pour suivre les obligations qui changent (la mention « EI » sur les notes d'honoraires, en 2022, en est un exemple). Sont-elles comprises, ou faut-il payer une nouvelle version tous les deux ou trois ans ?

La mise en service

Frais d'installation, de paramétrage, de formation : certaines offres en comptent, d'autres non. C'est une ligne qu'on découvre souvent au moment de signer.

Les utilisateurs

Le prix affiché vaut souvent pour un seul praticien. Un collaborateur, un remplaçant régulier, un secrétariat : combien coûte chaque accès de plus, et peut-on en retirer un quand il ne sert plus ?

La reprise des données

Si vous venez d'un autre logiciel, récupérer vos dossiers peut être facturé, parfois cher. Et dans l'autre sens : si vous partez un jour, l'export de vos données est-il compris, ou payant ?

Les options

SMS, agenda en ligne, modules supplémentaires : utiles ou non, elles s'additionnent. Ne comptez que celles dont vous vous servirez vraiment la première année.

L'engagement

Un prix bas avec un engagement de vingt-quatre mois n'est pas un prix bas si le logiciel ne vous convient pas au bout de trois. Regardez la durée d'engagement et les conditions de résiliation avant le prix.

Faire le calcul sur trois ans

Trois ans, c'est l'horizon réaliste : assez long pour amortir une mise en service, assez court pour que les options d'aujourd'hui soient encore celles de demain. Pour chaque logiciel, additionnez :

1. l'abonnement (ou la licence plus la maintenance) sur 36 mois ;
2. l'hébergement et les sauvegardes, s'ils sont à part ;
3. la mise en service et la reprise de vos données ;
4. les utilisateurs supplémentaires dont vous aurez besoin ;
5. les options que vous utiliserez vraiment.

Le total est souvent très différent de ce que laissait penser le prix mensuel. Et n'oubliez pas le coût qui ne figure sur aucune facture : le temps. Un logiciel qui vous fait gagner deux minutes par consultation vous rend plusieurs dizaines d'heures par an.

Les questions à poser avant de signer

• Le prix affiché est-il TTC, et comprend-il l'hébergement, les sauvegardes et les mises à jour ?
• Y a-t-il des frais d'installation, de formation ou de reprise des données ?
• Combien coûte un utilisateur de plus ?
• Quelle est la durée d'engagement, et comment résilie-t-on ?
• Si je pars, qu'est-ce que je récupère, sous quelle forme, et à quel prix ?

Si une de ces questions n'a pas de réponse claire, c'est déjà une réponse.

Pourquoi GHosteo coûte 9 ou 19 € par mois

Je vais appliquer la même grille à GHosteo, pour que vous puissiez comparer.

Dans les deux cas : pas d'engagement, pas de frais d'installation ni de mise en service, pas de supplément d'hébergement. Le prix comprend l'hébergement en France, les sauvegardes quotidiennes chiffrées, les mises à jour et mes réponses à vos questions. L'export complet de vos données est compris lui aussi, à tout moment.

La formule PRO ajoute ce qui sert quand le cabinet grandit : les notes d'honoraires personnalisées et envoyées par e-mail, la gestion de plusieurs cabinets, la messagerie patient, les bordereaux de remise de chèques, les statistiques et des permissions fines pour un remplaçant ou un collaborateur.

Pourquoi ces prix ? Parce qu'il n'y a ni équipe commerciale, ni réseau de revendeurs : il y a un ostéopathe qui développe son logiciel. Ça a des limites, que je décris dans l'article sur les critères pour choisir son logiciel. Mais ça permet un prix qui ne cache rien.

Et comme la note d'honoraires est le document que le logiciel produit le plus souvent, vérifiez aussi ce qu'il y met : j'ai détaillé les mentions d'une note d'honoraires d'ostéopathe.