Quel logiciel choisir quand on s'installe ostéopathe ?

Quand on s'installe, le logiciel de cabinet passe après le reste : le local, la plaque, l'assurance, l'URSSAF, les premiers patients. On prend souvent le premier qui a l'air correct, ou celui qu'utilisait le cabinet où l'on a fait ses remplacements. Puis on vit avec, tous les jours, pendant des années, parce qu'en changer coûte du temps et des données.

Je suis ostéopathe, et j'ai fini par écrire mon propre logiciel. Je ne suis donc pas neutre, et je préfère le dire d'entrée. Voici les critères qui comptent vraiment, à mon sens, que vous choisissiez GHosteo ou un autre.

Ce dont vous avez besoin la première année

Avant de comparer des listes de fonctions, il faut savoir ce qui vous servira vraiment. La première année, c'est court :

• le dossier patient : identité, anamnèse, antécédents, et l'historique des séances ;
• la séance : ce que vous avez observé et fait, noté vite, pendant ou juste après ;
• la note d'honoraires : conforme, numérotée, remise à chaque séance ;
• le suivi des recettes : ce que vous avez encaissé, par quel moyen, pour la déclaration de fin d'année.

Tout le reste (statistiques, cartes, messagerie, relances) est confortable, mais peut attendre. Un logiciel qui fait très bien ces quatre choses vaut mieux qu'un logiciel qui en fait quarante moyennement.

Critère 1 : le nombre de clics par consultation

C'est le critère qu'on regarde le moins en démonstration et celui qu'on subit le plus ensuite. Une consultation, c'est retrouver le patient, relire ses antécédents, noter la séance, éditer la note d'honoraires. Si chacune de ces étapes demande trois écrans, vous le paierez vingt fois par jour.

Le bon test : chronométrez le parcours complet pour un nouveau patient, puis pour un patient qui revient. Si vous devez chercher où cliquer au bout d'une semaine d'essai, ce ne sera pas mieux au bout d'un an.

Critère 2 : des notes d'honoraires conformes sans y penser

La note d'honoraires est le document que vous produirez le plus souvent, et celui que vos patients transmettent à leur mutuelle. Elle doit porter un certain nombre de mentions : votre identité suivie de la mention « EI », votre numéro RPPS, l'adresse du cabinet, le patient, la date, le montant, la mention d'exonération de TVA… Un bon logiciel les pose tout seul et numérote les notes à la suite, sans trou ni doublon.

Vérifiez aussi ce qui se passe si vous exercez sur deux lieux : l'en-tête de la note doit suivre le cabinet où la séance a eu lieu. Et demandez comment une note peut être envoyée au patient : imprimée, en PDF, par e-mail.

Critère 3 : ce que deviennent les données de vos patients

Un dossier d'ostéopathie contient des données de santé. Le RGPD les range parmi les données sensibles, et c'est à vous, praticien, d'en garantir la sécurité. Avant de choisir, posez des questions simples, et exigez des réponses simples :

• Où les données sont-elles hébergées, dans quel pays, chez quel hébergeur ?
• Sont-elles chiffrées ? Tout le dossier, ou seulement le mot de passe ?
• Qui fait les sauvegardes, à quelle fréquence, et où sont-elles gardées ?
• Peut-on activer une double authentification sur son compte ?

Un éditeur qui répond par des généralités (« nos serveurs sont sécurisés ») à une question précise vous apprend déjà quelque chose.

Critère 4 : pouvoir partir avec ses données

C'est la question qu'on oublie de poser au moment de signer : si j'arrête, qu'est-ce que je récupère, et sous quelle forme ? Un logiciel qui vous garde parce que vos dossiers y sont coincés ne vous rend pas service. Demandez s'il existe un export complet (patients, séances, notes d'honoraires), s'il est payant, et essayez-le pendant la période d'essai.

Critère 5 : le prix réel, sur trois ans

Le prix affiché n'est pas toujours le prix payé. Additionnez sur trois ans : l'abonnement ou la licence, l'hébergement, les mises à jour, les frais de mise en service, la reprise de vos données, chaque utilisateur supplémentaire, et les options qui vous serviront vraiment. C'est seulement là que les offres deviennent comparables. Regardez aussi la durée d'engagement : un logiciel sans engagement se quitte le jour où il ne vous convient plus.

Critère 6 : qui vous répond

Un jour, une note d'honoraires sortira mal, ou une fonction ne fera pas ce que vous attendez. Ce jour-là, la question est simple : à qui écrivez-vous, et en combien de temps avez-vous une réponse utile ? Envoyez une vraie question pendant l'essai. La réponse vous en dira plus que la page commerciale.

Ce qui peut attendre

Certaines fonctions pèsent lourd dans les comparatifs et peu dans le quotidien d'un cabinet qui démarre. La prise de rendez-vous en ligne en est un bon exemple : c'est un vrai service, mais c'est un métier à part, et des outils spécialisés le font très bien, à côté du logiciel qui tient vos dossiers. Même chose pour les statistiques détaillées : elles deviennent intéressantes quand vous avez un peu d'historique, pas le premier mois.

Comment tester vraiment

Une démonstration montre ce que l'éditeur veut montrer. Un essai sur votre propre cabinet montre ce que vous allez vivre. Pendant l'essai :

1. créez de vrais dossiers, avec de vrais patients, sur une semaine normale ;
2. faites le parcours complet à chaque séance, note d'honoraires comprise ;
3. retrouvez un patient vu la semaine précédente, en tapant son nom avec une faute ;
4. faites un export de vos données, pour voir ce qui en sort ;
5. posez une question au support.

Si, au bout de la semaine, vous ne pensez plus au logiciel pendant la séance, c'est bon signe.

Et GHosteo, dans tout ça ?

GHosteo, je l'ai commencé en 2011 pour mes propres consultations, et je le développe seul. Ça a deux conséquences que je préfère dire clairement.

Ce n'est pas le logiciel le plus complet du marché, et il ne le sera jamais : il ne fait pas de prise de rendez-vous en ligne, par exemple. En échange, il fait peu d'écrans et peu de clics, ses notes d'honoraires portent les mentions obligatoires et un QR code que les mutuelles peuvent vérifier, la formule PRO gère plusieurs cabinets, et un bouton suffit pour exporter tout votre cabinet. Le prix affiché comprend l'hébergement en France, les sauvegardes et les mises à jour, sans frais d'installation.

Et quand vous écrivez, c'est celui qui écrit le code qui vous répond.

Si vos dossiers sont encore dans un tableur, l'article Excel ou logiciel vous aidera à savoir quand passer le cap. Et si vous voulez savoir d'où vient GHosteo, j'ai raconté pourquoi j'ai fini par écrire mon propre logiciel.