Excel ou logiciel : gérer ses patients d'ostéopathie sans se compliquer la vie

Beaucoup d'ostéopathes commencent avec un tableur pour les patients et un modèle de document pour les notes d'honoraires. Ce n'est pas une faute : au début, ça marche. Le fichier est déjà sur l'ordinateur, il ne coûte rien, et on y range ce qu'on veut.

La question n'est donc pas « Excel, c'est mal ? », mais « à partir de quand Excel me coûte plus qu'il ne me rapporte ? ».

Ce qu'un tableur fait bien

• Il est déjà là. Pas d'abonnement, pas d'inscription, pas d'apprentissage.
• Il est souple. Une colonne de plus pour noter d'où vient le patient, et c'est fait.
• On voit tout d'un coup d'œil. Pour trente patients, une liste suffit largement.

Quand on démarre avec quelques patients par semaine, ces avantages pèsent plus lourd que le reste. Les problèmes arrivent avec le volume, et ils arrivent en même temps.

Là où ça casse

Les doublons et la recherche

Une patiente donne son nom de jeune fille une fois, son nom d'épouse la fois suivante, et vous voilà avec deux lignes pour la même personne, et un historique coupé en deux. Dans un tableur, rien ne vous prévient. Au bout de quelques centaines de patients, retrouver le bon dossier devient une petite enquête, surtout quand le nom a été tapé avec une faute.

Les notes d'honoraires

C'est souvent là que le système craque en premier. Le modèle de note est copié d'une séance à l'autre, le numéro est changé à la main… ou pas. Deux notes portent le même numéro, une autre saute un numéro, une mention obligatoire a disparu depuis la dernière mise à jour du modèle. Et rien ne relie la note au dossier du patient : pour retrouver la note de mars d'un patient, il faut fouiller un dossier de fichiers.

Les données de santé dans un fichier

Un dossier d'ostéopathie contient des données de santé. Le RGPD les classe parmi les données sensibles et demande des mesures de sécurité à la hauteur. Or un fichier Excel, par défaut :

• n'est pas chiffré : quiconque ouvre l'ordinateur ou la clé USB lit tout ;
• n'est sauvegardé que si vous pensez à le faire ;
• voyage facilement par e-mail, en pièce jointe, en clair ;
• ne garde pas de trace de qui a modifié quoi.

Un ordinateur volé dans une voiture, et c'est tout le cabinet qui part avec.

Les recettes

Tant qu'il n'y a que des virements, le tableur tient. Avec des chèques et des espèces, il faut préparer les remises en banque, rapprocher les encaissements des séances, et tout reprendre au moment de la déclaration. C'est faisable, mais c'est du temps pris le soir.

À deux

Le jour où un remplaçant arrive ou où vous partagez le cabinet, le fichier unique devient un problème : qui a la dernière version ? Comment lui montrer ses patients sans lui montrer tous les vôtres ?

Les signaux qu'il est temps de changer

Aucun seuil ne vaut pour tout le monde, mais certains signes ne trompent pas :

• vous cherchez un dossier plus de trente secondes ;
• vous découvrez deux fiches pour le même patient ;
• vous refaites une note d'honoraires parce qu'un numéro est en double ;
• un remplaçant arrive, ou vous ouvrez un deuxième lieu d'exercice ;
• la préparation de la déclaration de fin d'année vous prend un week-end.

Si deux de ces situations vous parlent, le tableur vous coûte déjà plus cher qu'un logiciel.

Si vous restez sur Excel : le minimum

Si vous gardez votre tableur pour l'instant, au moins :

1. protégez le fichier par un mot de passe, ce qui le chiffre, et gardez l'ordinateur verrouillé ;
2. sauvegardez-le ailleurs, régulièrement, sur un support lui aussi protégé ;
3. n'envoyez jamais le fichier par e-mail, ni à vous-même, ni à un confrère ;
4. numérotez vos notes d'honoraires dans un registre unique, et vérifiez votre modèle de note au moindre changement (adresse, numéro RPPS) ;
5. ne gardez que ce qui sert au suivi du patient : moins il y a de données, moins il y a de risques.

Passer d'Excel à un logiciel

Le passage fait peur, parce qu'on imagine devoir tout ressaisir. En pratique, l'identité et les coordonnées des patients se reprennent souvent depuis un tableur, à condition que les colonnes soient à peu près régulières. L'historique des séances, lui, dépend de la façon dont il a été noté.

Pour GHosteo, décrivez-moi les colonnes de votre fichier (sans m'envoyer les données de vos patients, justement) : je vous dis gratuitement ce qu'on peut reprendre, et franchement si ce n'est pas faisable. Et pour choisir l'outil lui-même, j'ai listé les critères qui comptent quand on choisit son logiciel.

C'est d'ailleurs un peu l'histoire de GHosteo : je l'ai commencé parce qu'aucun outil ne me convenait. Je l'ai raconté dans pourquoi j'ai fini par écrire mon propre logiciel.