La prise de rendez-vous en ligne, à l'adresse de votre cabinet

J'ai longtemps écrit que GHosteo ne faisait pas de prise de rendez-vous en ligne, et que des plateformes spécialisées s'en chargeaient très bien. Elles le font, mais avec un annuaire, un abonnement de plus et un compte que le patient crée chez un tiers. Ce que GHosteo propose est plus simple : une page où vos patients réservent un créneau sans téléphoner, et qui ne dépend que de vous.

Une page de réservation à l'adresse de votre cabinet

Votre cabinet GHosteo a sa propre adresse. La prise de rendez-vous en ligne y ajoute une page publique, sur laquelle vos patients voient vos créneaux libres et en réservent un. Dans les réglages, vous copiez le lien pour le mettre sur votre site, votre fiche Google ou votre signature d'e-mail, et vous imprimez le QR code pour la salle d'attente.

Ce n'est pas un annuaire : personne ne tombe sur votre page en cherchant « ostéopathe » sur une plateforme. Ceux qui réservent sont ceux à qui vous avez donné le lien.

Ce que voit le patient

Le patient choisit un type de rendez-vous et un créneau, puis donne son nom, son prénom, sa date de naissance, son téléphone et son adresse e-mail. Il n'a pas de compte à créer, pas de mot de passe à retenir, et on ne lui demande pas le motif de sa venue : ce qui relève de la consultation se dit au cabinet.

Il reçoit ensuite un e-mail pour confirmer son adresse. Tant qu'il n'a pas cliqué, rien n'est réservé : une adresse fausse ou mal tapée ne bloque pas votre agenda. Dès la confirmation, le rendez-vous est pris, sans que vous ayez à le valider, et le patient peut l'ajouter à son propre agenda (fichier .ics).

Ce que vous voyez

Le rendez-vous arrive dans votre agenda GHosteo, et vous êtes prévenu par e-mail si vous le souhaitez. GHosteo ne crée pas de fiche patient tout seul : il vous propose les fiches qui ressemblent au patient pour y rattacher le rendez-vous, ou vous laisse créer la fiche. C'est vous qui décidez : un homonyme ne se retrouve pas rangé par erreur dans le dossier d'un autre.

Vos règles, pas celles d'une plateforme

Les créneaux proposés sont calculés à partir de vos horaires, de vos types de rendez-vous et de ce qui est déjà posé dans l'agenda. Vous réglez le reste :

• le délai minimal avant un rendez-vous (24 heures par défaut), pour ne pas découvrir le matin un patient inscrit dans la nuit ;
• jusqu'où on peut réserver (60 jours par défaut) ;
• jusqu'à quand le patient peut annuler seul (deux heures avant, par défaut) ;
• le nombre de rendez-vous à venir par adresse e-mail (deux par défaut).

Annulations et créneaux libérés

Chaque e-mail envoyé au patient contient un lien pour annuler. Un patient qui peut annuler en deux clics le fait plus volontiers qu'un patient qui doit appeler, et c'est un créneau qui se libère au lieu d'un rendez-vous non honoré. Le créneau redevient aussitôt réservable.

Un patient qui aurait préféré venir plus tôt peut demander à être prévenu : si un créneau antérieur se libère, il reçoit un e-mail et peut avancer son rendez-vous lui-même.

Les e-mails envoyés (confirmation, rappel, déplacement, annulation) ne mentionnent jamais le type de rendez-vous.

Les données des patients

La page de réservation se défend contre les robots sans captcha d'un service tiers, et limite le nombre de demandes qu'on peut envoyer. Une demande dont l'adresse n'a jamais été confirmée est effacée sous 24 heures ; les coordonnées saisies pour un rendez-vous sont effacées 30 jours après lui. Ce que vous gardez, c'est la fiche patient, si vous l'avez créée.

Ce qu'elle ne fait pas

• pas de paiement en ligne ni d'acompte ;
• pas de choix du lieu par le patient si vous exercez sur plusieurs lieux ;
• pas de module à intégrer dans la page de votre site : on y met un lien vers la page de réservation ;
• pas de rappel par SMS, seulement par e-mail.

Pour qui

La prise de rendez-vous en ligne fait partie de la formule PRO, sans supplément. Elle s'active dans les réglages, une fois l'agenda activé. Elle est comprise dans l'essai gratuit de 30 jours : vous pouvez l'ouvrir à quelques patients pour voir comment ils s'en servent avant de décider.