Note d'honoraires d'ostéopathe : ce qu'elle doit contenir

La note d'honoraires est le document que vous produisez le plus souvent. Le patient la transmet à sa mutuelle, et une mention manquante suffit à faire refuser un remboursement ou à vous faire refaire la note. Elle mérite donc qu'on s'y arrête une fois pour toutes.

Ce qui suit, c'est ce qu'on trouve sur mes notes, ce que GHosteo y pose automatiquement, et pourquoi. Ce n'est pas un conseil juridique ou comptable : pour un cas particulier, votre expert-comptable reste la bonne personne à qui poser la question.

Quand faut-il remettre une note ?

Dès qu'une prestation de service atteint 25 € TTC, le professionnel doit remettre une note au client, sans que celui-ci ait à la demander. C'est l'arrêté du 3 octobre 1983 sur la publicité des prix des services qui le prévoit. Pour un ostéopathe, cela veut dire : à chaque séance.

La note est établie en double : l'original pour le patient, le double pour vous.

Les mentions, une par une

Certaines viennent de l'arrêté de 1983, d'autres d'autres textes (statut d'entrepreneur individuel, TVA), d'autres enfin de ce qu'attendent les mutuelles pour rembourser. Toutes ont leur place sur une note d'ostéopathe.

Vous

• Votre nom et votre prénom, suivis de « EI » (ou « entrepreneur individuel »). Depuis le 15 mai 2022, un entrepreneur individuel doit faire figurer cette mention sur ses documents professionnels, notes et factures comprises. C'est un oubli fréquent sur les modèles de note plus anciens.
• L'adresse du cabinet où la séance a eu lieu. Si vous exercez sur plusieurs lieux, c'est celle du lieu de la séance, pas celle de votre cabinet principal.
• Votre numéro RPPS. Les ostéopathes ont été intégrés au répertoire RPPS en octobre 2024, qui a remplacé le numéro ADELI. Les mutuelles s'en servent pour vérifier que la séance a été faite par un ostéopathe enregistré.
• Votre numéro SIRET, qui identifie votre activité.

Le patient

• Son nom et son prénom. Le texte de 1983 permet au client de s'opposer à ce que son nom figure sur la note ; en pratique, sa mutuelle ne le remboursera pas sans.

La séance

• La date de la note, et la date de la séance si elle diffère.
• Ce qui a été fait : « séance d'ostéopathie » suffit.
• Le montant, et le total si la note regroupe plusieurs séances.

La TVA

Les actes d'ostéopathie sont exonérés de TVA en application de l'article 261-4-1° du code général des impôts. La note doit le dire, par une mention du type « TVA non applicable, article 261-4-1° du CGI ». Sans elle, rien n'indique pourquoi aucune TVA n'apparaît.

Le numéro de la note

Chaque note porte un numéro, attribué à la suite des précédents, sans trou ni doublon. La numérotation continue est la règle pour les factures ; appliquée aux notes d'honoraires, c'est surtout ce qui permet de prouver, en cas de contrôle, qu'aucune note n'a disparu de la série.

Garder le double

L'arrêté de 1983 impose de conserver le double des notes au moins deux ans, classé par date. En pratique, ces doubles sont aussi des pièces de votre comptabilité : gardez-les aussi longtemps que le reste, votre expert-comptable vous dira combien de temps.

Un double, ce n'est pas seulement une copie : c'est la preuve de ce que vous avez réellement émis. Une note modifiée après coup, même de bonne foi (une faute de frappe dans le montant), doit rester cohérente avec son double.

Les erreurs classiques

• Deux notes avec le même numéro, parce que le modèle a été copié sans changer le numéro.
• Le mauvais cabinet dans l'en-tête, quand on exerce sur deux lieux avec le même modèle.
• L'ancien numéro ADELI, resté sur le modèle depuis l'installation.
• La mention EI absente, sur les modèles antérieurs à 2022.
• Une note refaite à la main pour une mutuelle, qui ne correspond plus tout à fait à l'originale.

Toutes ont la même cause : une note fabriquée à la main, à partir d'un modèle qu'on ne relit plus.

Ce que fait GHosteo

Je ne voulais plus penser à tout ça pendant la séance. Dans GHosteo, la note d'honoraires se génère depuis la séance, en un clic, et :

• elle est numérotée automatiquement, à la suite, sans trou ni doublon ;
• elle porte les mentions obligatoires, mention EI comprise ;
• son en-tête suit le cabinet où la séance a eu lieu, si vous exercez sur plusieurs lieux (formule PRO) ;
• elle porte un QR code : la mutuelle le scanne et retrouve en ligne le numéro, la date et le montant de la note telle que vous l'avez émise, sans voir le motif de la consultation ni le dossier. Une note retouchée se voit tout de suite ;
• elle s'imprime, ou part en PDF par e-mail au patient avec votre logo et vos coordonnées (formule PRO).

Et la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique ne change rien à vos notes d'honoraires, même celles que vos patients envoient à leur mutuelle : les séances sont exonérées de TVA, elles sortent de son champ. Une obligation vous concerne pourtant depuis le 1er septembre 2026 : pouvoir recevoir les factures de vos fournisseurs par une plateforme agréée. J'ai tout détaillé dans l'article facturation électronique : ce qui change pour les ostéopathes.

Pour le reste de l'outillage du cabinet, j'ai rassemblé les critères qui comptent quand on choisit son logiciel. Et si vos notes sortent encore d'un modèle Word, l'article Excel ou logiciel vous aidera à savoir quand passer le cap.